Tur til Acos brukerseminar

Forrige uke deltok vi på Acos sitt brukerseminar i Oslo, hvor vi fikk et bedre innblikk i hvilke tjenester Acos tilbyr og jobber med.

For omtrent et år siden startet vi digitalisering for fullt. Tidligere har digitaliseringen vært dårlig forankret og litt opp til hver enkelt avdeling. I dag er situasjonen litt annerledes. Det siste året har vi fått ansatt en egen digitaliseringsrådgiver, samt startet opp med RPA (Robotic Process Automation). RPA egner seg godt til behandling i programmer (fagapplikasjoner) uten API, men kan fort bli tungt til bruk på enkle prosesser fra f.eks. skjema.

Vårt mål for turen var å få bedre innblikk i Acos sine verktøy/tjenester og hvordan de eventuelt kan brukes i vår fremtidige digitalisering.

Seminaret og foredragene

Torsdag morgen startet med litt informasjon om Acos som selskap. Like etter hadde Erik Norman et fantastisk foredrag om teknologi. Vi hadde nok sett en del av dette foredraget tidligere, men likevel interessant. Det ligger et annet foredrag ute av Erik Norman på YouTube med mye av det samme innholdet.

Bærum kommune presenterte sitt prosjekt om digitalisering av arbeidsavtaler, hvor de gikk gjennom implementering, erfaring og besparelser. Frem til presentasjonen hadde de signert 9300 avtaler digitalt.

Larvik kommune viste frem digitalisering med Interact og Flow, hvor de automatiserte prosessen ved å laste opp personaldokumentasjon. Flow ble blant annet brukt til arkivering i WebSak og oppdatering i Agresso.

Resten av dagen gikk mest med til WebSak, eByggesak, ePlansak og lignende. Dette er tjenester som vurderes i andre fag-grupper nå, men ikke noe som ligger direkte relevant for oss i Fosen IKT.

Fredag var det foredraget «Digitale arbeidsprosesser: hvordan bygge effektive digitale tjenester» som var mest aktuelt for vår del. Der fikk vi innblikk i en prosess for «ny-ansettelse» og hvordan Flow kunne benyttes her. Ny-ansettelse er en av prosessene som vi har øverst på vår liste over som skal hel-digitaliseres og var derfor stor interesse å se hvordan dette kunne løses i praksis.

Sola kommune viste frem Dokumentleser i CMS-et, hvor de bygget dokument på en mer interaktiv måte enn gamle PDF-er. Dokumentet som ble publisert på nettsiden var da enkelt å navigere i, teksten var søkbar og man kunne laste ned som PDF om ønskelig.

Sola viste også frem booking-løsningen til Acos, hvordan de hadde implementert denne og erfaringer. Booking-løsningen har vært oppe til diskusjon internt hos oss, hvor det har vært delvis uenighet om innbygger burde få lov til å booke saksbehandler direkte, fremfor tema/problemområde. Å se denne løsningen i praksis var god hjelp for fremtidig vurdering av dette produktet for vår del.

Acos hadde selv et par foredrag rundt klart språk og skjema-design, hvor de presenterte noen eksempler på dårlig utførelse av tekst og skjema. Vi som IKT-avdeling kommuniserer mest med brukere og ikke innbyggere, men er likevel et relevant tema som får oss til å tenke litt på hva vi skriver for at våre brukere skal forstå innholdet.

Ekstra morsomt når en av våre kommuner ble brukt som eksempel på dårlig utførelse av skjema. Her har det nok gått litt for fort i digitaliseringen, da teksten ser ut til å komme fra papirskjema.

Konklusjon

Da vi tidligere har vært en ren driftsavdeling og hatt lite ansvar for nye løsninger, har dette vært en innholdsrik tur for å se på hvilke verktøy vi har mulighet til å benytte i digitalisering på veien videre.