Acos Flyt – Et steg videre i digitaliseringen

Denne artikkelen er under arbeid og kan endres løpende.

Siste to dager har vi nå jobbet sammen med Acos og deres Flyt-løsning. Denne gir oss mulighet til å automatisere oppgaver fra våre interne skjema med Interact.

Acos Flyt

Flyt er et verktøy som lar deg holde på verdier/input fra skjema og flytte de til nye skjema, samt sende data via API.

Dette gjør at verktøyet kan fungere ypperlig til ting som behøver godkjenning. F.eks. bruker ønsker å bestille mobiltelefon. Da kan vi lage et skjema der bruker velger telefon. Dersom bruker velger telefon til under 5000 kr, så går det varsel rett til bestiller – om beløpet er over, så går den først til økonomi, som kan lage lønnstrekk.

Tilsvarende verktøy

Acos Flyt er egentlig ikke noe revolusjon. For oss som har utviklet tidligere, har vi laget prosedyrer og flyt i skjema lenge. Vi har også lekt med verktøy som Microsoft Flow på jobb og NodeRed på smarthusløsninger hjemme – som er to tilsvarende verktøy.

Fordelen med Acos sin Flyt-løsning, er at vi allerede har skjemaløsningen, Interact, som gjør selve jobben mye enklere. Dette lar oss igjen digitalisere prosesser i en mye større hastighet enn tidligere.

I motsetning til Microsoft Flow, så beholder Acos Flyt status og venter til neste data kommer inn. Microsoft Flow kjører bare gjennom hele flyten umiddelbart og må trikses med dersom man skal vente på neste steg.

Første flyt: Oppsigelse

Acos flyt-verktøy

Vi har mange interne prosesser som vi ønsker å automatisere her, blant annet:

  • Ny ansatt
  • Lønnsendring
  • Søknad om permisjon
  • Oppsigelse
  • …og mye mer

Senere ønsker vi også å se på Flyt mot innbyggere og eksterne skjema. Samt prosesser og arkivering i sikker sone.

Av de prosesser vi har listet opp, valgte vi «Oppsigelse» som en enkel start for test av verktøyet. Denne flyten vil sørge for at alle nødvendige parter får beskjed når en ansatt slutter, slik at tilganger, lønn, håndtering av utstyr og mer forenkles.

I skjema og flyten har vi tatt høyde for at man kan personlig levere oppsigelse via skjema, men også at leder kan melde inn og laste opp oppsigelse dersom ansatt har levert på papir.

Interact gjør automatisk oppslag mot AD, slik at man forenkler utfylling og sikrer nødvendig data og sporbarhet.

Når oppsigelse er levert, vil det gå varsel til leder. Leder må da bekrefte samtale med ansatt i skjema, skrive et kort referat og fylle ut siste arbeidsdag. Når dette er gjort splittes det opp til tre nye prosesser: Fosen lønn, Fosen IKT og HR. Hver enhet får egne skjema med sjekklister som må gjennomføres.

Senere vil vi nok se på automatisering via webservices/api for f.eks. deaktivering av bruker, stopp av lønn, osv..

Når prosessen er ferdig, vil vi gjennomgå den sammen med personal for siste finpuss.

Arkivering

Vi satte opp Flyt mot en enkelt installasjon av interne skjema for å forenkle driften. Da kan v lage et skjema og en flyt for alle kommuner. Dette ga litt utfordringer mot arkivering mot ePhorte som er innebygd i Flyt-løsningen, da den støtter bare et arkiv. Så her har vi valgt å skrive fil til mappe, hvor robot (RPA) tar av seg selve arkiveringen mot riktig kommune.

SMS

Siste vi testet sammen med konsulenten var sending av SMS i skjemaløsningen (Interact). Da vi allerede har en intern SMS gateway (Diafaan) med API, satte vi opp dette som en webservice på Interact. Dette gir oss da mulighet til å sende bekreftelse til ansatte på SMS når et skjema fylles ut.

Utfordringer

Acos Flyt er en ganske ny løsning, så vi stoppet opp på noen feil eller rare situasjoner her og der – men dette var av forventning på en så ny løsning og det var ingenting som satte stopper for selve prosessen.

Største utfordringen var hvilke data vi hadde behov for og hvordan den skulle flyte videre. Det ble ofte utført endringer på innhold i skjema, hvor vi da måtte endre resten av flyten for å ta med seg denne dataen. F.eks. valgte vi å ta inn at man kunne si opp på vegne av andre – et valg som ble tatt midt i prosessen.