Utover høsten 2019 ble det vedtatt at det gamle kvalitetssystemet RiskManager fra Evry (nå Sikri) skulle sies opp.
RiskManager har vært et godt brukt verktøy for å holde orden på avvik og dokumenter over lang tid hos kommunene, men tiden endrer seg. Pris og funksjonalitet var en av hovedårsakene til at vi begynte å se på nye alternativer.
Nytt system blir delt opp i to deler; Avvik/Risiko og dokumenthåndtering.
Avvik og Risiko
Avviksbehandling blir levert av KF. Her får brukerne logget inn med Singel-Sign-On. De får tilgang til å melde avvik på mobilapp, som gjør innmelding enda enklere. Spesielt på Bygg og eiendom (driftsoperatører) og Helse, hvor man ofte ikke har PC i nærheten.
Dokumenthåndtering
RiskManager benyttet SharePoint (SP) for lagring av dokumenter. SP er kjent for å håndtere dokumenter meget bra med tanke på versjonshåndtering, tagging og lignende. Tidligere hadde vi ikke noen egen SP for kommunene, men det har vi i dag, gjennom Office365.
Valget falt derfor på å bygge opp eget dokumentarkiv i egen SP, da dette gir omtrent samme funksjonalitet, bedre kontroll på løsningen og gratis (i form av at det er inkludert i O365 lisens).
Status
19-21.02.2020 Workshop med konsulent
Workshop med konsulent for og ferdigstille kvalitetssystemet. Her må vi ta høyde for hvordan dokumentene skal lagres og merkes i forhold til automatisk arkivering.
03.02.2020: Statusmøte nytt avvikssystem
Grunnet juleferie og sykemeldinger både hos oss og leverandør, har tidsskjema for innføring av nytt avvikssystem tatt lengre tid enn forventet.
31.01.2020: Booking av konsulent
Konsulent booket inn for hjelp til oppsett av dokumenthåndtering i SharePoint.
06.12.2019: Oppstartsmøte nytt avvikssystem
30.10.2019: Avklaring av nytt avvikssystem
Vedtak på valg av avvikssystem. Vi endte med to demo/pristilbud, til tross for at vi sendte henvendelse til ganske mange tilbydere. Valget falt på KF sin løsning som ga best inntrykk, men som også var billigst.
15.10.2019: Demo av avviksløsning
08.10.2019: Arbeidsmøte
Dette og tidligere arbeidsmøter har stort sett gått på hvordan dagens løsning fungerer, hvordan det er satt opp hos de forskjellige kommunene og hvordan man ønsker at det skal fungere i fremtiden.
11.09.2019: Demo av avviksløsning
05.09.2019: Arbeidsmøte
21.08.2019: Oppstartsmøte nytt kvalitetssystem
Arbeidsgruppen
Arbeidsgruppen består av personer fra hele Fosen-samarbeidet. En blanding av IKT, fagansvarlige, arkiv og personal.